Чтобы избежать юридических проблем при смене фамилии сотрудника, работодателю рекомендуется:

1. Получить у работника заявление о внесении изменений в его персональные данные с приложением копии подтверждающих документов. 3
2. На основании данных из заявления сформировать дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником (ст. 72 ТК). 3
3. Внести изменения в трудовую книжку сотрудника, если он продолжает вести её в бумажной форме. 3 На первой странице зачеркнуть прежнюю фамилию и указать новую. 3 На внутренней стороне обложки книжки сделать ссылки на документы, заверить их подписью работодателя или уполномоченного лица и поставить печать организации или кадровой службы. 3
4. Внести изменения в данные персонифицированного учёта с помощью формы АДВ-2 и отправить в фонд сведения о застрахованном лице. 3
5. Если на сотрудника оформлена доверенность или компания продолжает вести личные карточки, внести изменения и в эти документы. 3

Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре. 1 Для этого нужно установить разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. 1

Для получения более подробной консультации по данному вопросу рекомендуется обратиться к юристу.