Чтобы избежать юридических ошибок при составлении писем с отрицательным ответом, рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Использовать нейтральный стиль. 1 Не начинать письмо сразу с отказа, не применять слова «однако», «но», «к сожалению» и другие выражения с отрицательным зарядом. 1
• Перечислить сначала то, с чем согласны, и без негативных оттенков перейти к описанию причин отказа. 1
• Избегать чрезмерных объяснений. 1 Позитивная концовка должна создать у адресата впечатление, что интерес проявлен. 1
• Обосновывать отказ. 23 Отказ без объяснения — это нарушение делового этикета. 2
• Соблюдать структуру письма. 5 Она включает вводную часть с благодарностью, основную часть с отказом и причинами, заключение. 5
• При возможности и заинтересованности прописывать альтернативу. 5 Например, письмо-отказ о покупке можно закончить просьбой предоставить отсрочку или рассрочку платежа. 5

Также рекомендуется составлять ответ на запрос в соответствии со стандартами, например, ГОСТ Р 7.0.97-2016. 34