Как избежать ошибок при изменении паспортных данных в кадровых документах?

Чтобы избежать ошибок при изменении паспортных данных в кадровых документах, можно предпринять следующие меры:

• Прописать обязанность сотрудников сообщать об изменениях персональных данных. 1 В локальном нормативном акте (например, в Положении о персональных данных) нужно указать конкретные изменения, о которых необходимо уведомлять, и сроки, в течение которых работник должен сообщить об изменениях и предоставить соответствующие документы. 1
• Объяснить работникам, почему важно вовремя сообщать о смене паспорта и других персональных данных. 1 Это поможет избежать некоторых проблем самим сотрудникам, например, быстро и своевременно получить новую зарплатную карточку. 1
• Проводить регулярные опросы сотрудников, ввести их в свою систему работы, чтобы получать актуальные сведения вовремя. 1
• Разработать и выдать сотрудникам специальные памятки. 2 В них нужно указать порядок действий, который необходимо выполнить при смене паспорта или вступлении в брак. 2

Если оставить всё как есть, в последующем могут возникнуть проблемы с начислением пособий, оформлением налоговых вычетов, пенсий. 4 По закону ответственность за защиту персональных данных, за их точность и достоверность лежит именно на работодателе. 4