Способ хранения личных карточек учёта выдачи СИЗ зависит от того, как их ведут в организации — в электронном или бумажном виде: 2

1. Электронный формат. 2 Карточки хранят в специальной информационной системе или в электронном архиве. 2 С помощью программного обеспечения можно быстро обработать данные, редактировать данные работника, настроить фильтры и автоматическое архивирование данных. 2 Доступ к программе предоставляют ответственным за выдачу СИЗ и учёт личных карточек. 2
2. Бумажный формат. 2 Если ведут карточки в бумажном виде, организуют отдельную картотеку, выделяют специальный шкаф или заводят папку для карточек СИЗ. 2 Документы раскладывают в хронологическом порядке: по подразделениям, профессиям и должностям, пофамильно в алфавитном порядке. 2 Актуальные карточки хранят в отделе или на складе, где выдают работникам СИЗ и заполняют карточки. 2

Срок хранения личной карточки учёта выдачи СИЗ — три года. 23 Началом этого срока, как правило, считают 1 января года, следующего за годом, когда сотрудник, на которого заведена карточка, был уволен. 3

Порядок учёта и хранения личных карточек можно отразить в специальном локальном акте, например, в Положении об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты. 1