Для хранения и ведения учёта вкладышей в трудовые книжки необходимо следовать таким правилам:

1. Вкладыши хранят вшитыми в трудовые книжки в сейфе или помещении, которое недоступно для посторонних лиц. 1 Они относятся к бланкам строгой отчётности. 1
2. Выдают вкладыши лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. 56 По окончании каждого месяца этот работник должен представить в бухгалтерию отчёт в произвольной форме о наличии бланков. 5 В отчёте отражаются суммы, полученные за вновь выданные трудовые книжки и вкладыши в них. 5
3. Для учёта вкладышей ведут две книги: 5

• Приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в них, в которой отражают все операции по движению бланков, с указанием серии и номера каждого из них (ведёт бухгалтерия). 5
• Книгу по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой отражают соответствующие документы, принятые от работников, с указанием серии и номера документа (ведёт отдел кадров). 5

Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью организации (при наличии). 6

Если книга учёта закончилась, заводят новую, но нумерация там продолжается. 4 Переносить в новый журнал регистрации сведения о трудовых книжках сотрудников, которые в текущий момент работают в компании, не нужно. 4