Как делопроизводители помогают организациям соблюдать требования законодательства?

Делопроизводители помогают организациям соблюдать требования законодательства, обеспечивая надлежащий учёт, хранение и использование документов в соответствии с законодательными нормами. 03.rkn.gov.ru

Некоторые способы, как это происходит:

• Контроль за оформлением документов. synergy.ru Делопроизводитель проверяет корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. synergy.ru Если не хватает подписи или даты, возвращает на доработку. synergy.ru
• Регистрация и нумерация. synergy.ru Специалист вносит каждый документ в журнал или электронную систему, присваивает ему индекс и указывает ответственных за исполнение. synergy.ru
• Сортировка и архивирование. synergy.ru Документы раскладываются по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. synergy.ru Формируются дела и отправляются в архив — как бумажный, так и цифровой. synergy.ru
• Контроль сроков. synergy.ru Делопроизводитель отслеживает, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку. synergy.ru
• Подготовка документов к проверкам. synergy.ru По запросу руководства или контролирующих органов быстро находятся нужные папки, составляются описи, делаются копии. synergy.ru
• Обучение сотрудников. synergy.ru Проводятся инструктажи по правилам оформления документов и работе с электронным архивом. synergy.ru

Делопроизводитель должен знать законы, стандарты, программы учёта, так как они постоянно обновляются. synergy.ru