Основное отличие цифровой копии документа от бумажной ксерокопии заключается в способе создания и формате представления информации. 13

Ксерокопия — это полная копия документа на бумажном носителе, которая визуально похожа на оригинал и не содержит электронной информации. 13 Такая копия может быть заверена штампом «Копия верна», подписью директора или уполномоченного лица и имеет юридическую силу. 1

Цифровая копия (сканирование) — это перевод информации из бумажной формы в цифровой формат. 1 Такая копия может быть отправлена по электронной почте, загружена на флешку или отредактирована на компьютере. 13

Кроме того, цифровые копии более удобны для редактирования, улучшают возможности поиска и экономичны, так как не требуют печати или физического распространения. 5 Бумажные документы, в свою очередь, отличаются большей долговечностью и имеют лучший доступ: их может прочитать любой, у кого есть доступ к документу, без использования компьютера или другого электронного устройства. 5