Акт в делопроизводстве используют, чтобы зафиксировать какое-то событие или факт. 1 В документе подробно описывают событие, которое хотят отразить. 5

Некоторые ситуации, которые оформляют с помощью актов:

• Приём или передача документов. 4 В акте указывают, кто передаёт, что передаёт и кто принимает. 5
• Осмотр. 4 Акты подтверждают проверку по соблюдению техники безопасности, состояния условий труда, противопожарной безопасности и результатов деятельности. 4
• Испытания. 4 Подвергать испытаниям могут как образцы, так и системы или обновлённые технологии. 4
• Ревизии и инвентаризации. 4
• Расследование аварий и/или несчастных случаев. 4
• Отказ работников знакомиться с какими-то бумагами или выполнять какие-то задачи. 4
• Закрепление обязанностей, нарушений, проступков. 4

Некоторые особенности использования актов для фиксации событий:

• Коллегиальность составления. 13 В создании акта участвует несколько людей, желательно, не менее трёх. 1
• Фиксация оценки председателя. 1 Чтобы сделать документ более лаконичным, обычно выбирают человека, который будет принимать финальное решение. 1
• Право на особое мнение. 13 Мнение остальных подписавшихся может не совпадать с мнением председателя. 1 В таком случае его нужно выразить письменно — ниже в том же акте — или составить отдельный документ в виде служебной записки и приложить к акту. 1
• Оперативность составления. 3 Факт или событие фиксируют в день его выявления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени. 3