Штатное расписание — учётный документ компании, в котором указывается информация о структуре, количестве и должностях сотрудников, их зарплатах и фонде оплаты труда. 8 Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники. 6

Некоторые цели, для которых используют штатное расписание:

• Визуализация структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёт зарплат. 6 Названия должностей в штатном расписании и трудовых договорах должны совпадать. 6
• Анализ эффективности компании, её подразделений и кадров. 6
• Напоминание о вакансиях. 6 В штатном расписании прописываются незанятые должности. 6
• Защита в судебных спорах по вопросам сокращений. 6 С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность. 6

Отсутствие штатного расписания трактуется как нарушение законодательства о труде. 3 За такое нарушение предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ): 4

• для фирм — от 30 000 до 50 000 рублей; 4
• для предпринимателей — от 1000 до 5000 рублей. 4