Гриф утверждения документа — это реквизит, который проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. 4

Нужен гриф утверждения для того, чтобы:

• Придать документу юридическую силу. 5 Вводить в работу неутверждённый документ нельзя. 5
• Санкционировать распространение действия документа на определённый круг учреждений, должностных лиц и граждан. 3

Оформление грифа утверждения зависит от способа утверждения документа: 4

• При утверждении должностным лицом. 34 Гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 34
• При утверждении распорядительным документом. 34 Гриф состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» (или «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. 3
• При утверждении документа коллегиальным органом. 3 В грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утверждён документ, дата и номер протокола (в скобках). 3