После передачи материалов в архив сотрудник архива принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших дел. 2

Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения. 2 Дела хранятся по видам, описям, в порядке номеров по описи. 2

Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями. 1

Также работник архива должен своевременно отбирать дела и производства с истёкшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению. 2

Приём архивных документов оформляется актом приёма-передачи документов на хранение, который составляется в двух экземплярах: один остаётся в архиве, другой — в источнике комплектования. 1