Для смягчения наказания в объяснительной записке можно добавить следующее:

• Изложить обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло. 1 Стоит описать свою роль в нарушении: что делалось, почему и чем руководствовались. 1
• Указать последствия нарушения. 1 Если их нет или они несущественны, наказание может быть мягче. 1 Например, если важный документ потеряли, но быстро нашли, последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче. 1
• Если есть возможность, предложить способ решения проблемы. 1 Также стоит отметить, что подобное больше не повторится. 1
• Приложить доказательства. 3 Это могут быть справки, заключения и прочие документы, подтверждающие невиновность работника. 3 Для удобства работодателя стоит сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему они приложены. 3
• Признать вину. 3 Если работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства. 3

При составлении объяснительной записки рекомендуется писать по существу и излагать только факты, которые имеют отношение к происшествию. 13