Домовые книги и паспортный стол выполняли разные функции.

Домовая книга — это журнал, в который вручную вносили сведения о жильцах. 1 В нём указывали, кто зарегистрирован в квартире или доме сейчас, кто был прописан там раньше, когда эти люди выписались. 1 Домовые книги вели для учёта жильцов в квартирах и частных домах. 4 В многоквартирных домах этим занимались управляющие компании, а в частном секторе — сами жильцы. 4

Паспортный стол выдавал справки о количестве зарегистрированных в квартире. 3 Например, стандартная справка о прописанных в квартире, расширенная выписка из архива, справка о составе семьи и другие. 3

Таким образом, домовая книга была основным документом квартирного учёта, а паспортный стол занимался выдачей справок на основе информации из домовой книги.

С 2018 года домовые книги официально отменили, а сведения о зарегистрированных в квартирах и домах гражданах перенесли в электронную базу МВД. 15