Утверждение документа и его подписание отличаются по ряду признаков:

1. Вид документов. 1 Как правило, утверждают документы, которые устанавливают нормы, правила, требования (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), предназначены для длительного применения (планы, программы) или фиксируют юридически значимые факты (отчёты, акты проверок, ревизий и др.). 1 Все остальные документы (неутверждаемые) подписываются. 1
2. Оформление. 1 Подписание оформляют в виде реквизита «Подпись», а утверждение — реквизитом «Гриф утверждения». 1 Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. 15
3. Процедура. 1 Утверждение — это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определённый круг лиц или организаций. 7 Утверждать документ следует только после его подписания. 7