Оформление грифа утверждения документа при электронном документообороте отличается от оформления на бумажном носителе. 1

На бумажном документе гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 34

При электронном документообороте гриф утверждения также остаётся в формуляре документа. 1 Как правило, его проставляют на документах с титульным листом или без него, если у них есть утверждённая форма: акты, протоколы, планы, отчёты и т. п.. 1 Если документ необходимо передать третьим лицам, к нему прикладывают лист согласования из системы электронного документооборота (СЭД). 1 Он подтверждает, что документ обладает юридической силой, так как согласован, подписан и утверждён заинтересованными лицами. 1

Грифы согласования и утверждения визуализируют прохождение этих этапов, но поля для подписей и дат в них оставляют пустыми или видоизменяют — удаляют поля для дат, добавляют характерные записи. 1