Чтобы отличить важные дела от второстепенных, можно использовать матрицу Эйзенхауэра. 13 Она подразумевает разделение задач и действий на четыре группы: 3

1. Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные). 3 Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. 3 Они имеют жёсткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично. 3
2. Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные). 3 Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. 3 Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. 3 При этом задачи имеют определённый дедлайн и тоже выполняются лично. 3
3. Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные). 3 В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. 3 Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. 3
4. Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные). 3 Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. 3 Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. 3

Также отделить важное от второстепенного можно с помощью трёх вопросов: 4

1. Как конкретно это помогает достичь цель? 4
2. Могу ли я сделать что-то вместо этого, чтобы достичь цель быстрее? 4
3. Насколько существенна разница? 4

Ещё один способ — распределить приоритеты с помощью грамотно поставленного вопроса. 2 Нужно задать себе вопрос: «Это может быть не сделано прямо сейчас?». 2 Если такое допустимо, то задача может быть важной, но не неотложной. 2 Если этого не сделать просто нельзя — задача срочная, её нужно делать прямо сейчас. 2

Выбор метода зависит от личных предпочтений и удобства использования.