Несколько советов, как оптимизировать бюджет на офисные принадлежности:

• Рассчитать и утвердить нормы обеспечения канцелярскими принадлежностями. 1 Для этого нужно составить полный список принадлежностей и разделить их на группы по сроку использования. 1 Затем два-три месяца собирать и анализировать данные о расходе канцтоваров каждым подразделением. 1
• Учитывать сезонный фактор. 1 Если специфика деятельности организации предполагает повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона, нужно сделать необходимый запас. 1
• Вести учёт канцтоваров. 4 Для этого можно завести таблицу в Excel, в которой указывать наименование канцтоваров и их количество на дату закупки, а также остаток на дату отчёта. 1
• Проверять целесообразность заявок. 1 Нужно отклонять заявки с избыточными пожеланиями, например, если сотрудник требует несколько канцелярских органайзеров или дорогих ручек, когда для работы ему достаточно простого карандаша. 1
• Установить периодичность и сроки предоставления заявок. 13 Обычно пополнение запасов канцтоваров кратковременного пользования производится раз в квартал или ежемесячно. 1
• Разработать единый шаблон подачи заявки на канцелярию. 3 Это поможет упростить процесс закупки канцтоваров и минимизировать риск что-то пропустить. 3
• Создать «неприкосновенный запас» на случай авралов и экстренных ситуаций. 13

Также для оптимизации расходов на бумажные принадлежности можно, например, использовать двустороннюю печать, проверять документы на ошибки перед печатью, повторно использовать макулатуру и хранить все документы в электронном виде. 2