Форму «заведующая» следует употреблять вместо «заведующий» в следующих случаях:

• Если должность занимает женщина. 2 Эта норма закреплена правилами русского языка. 2 Например: «Заведующая кафедрой математики». 2
• В повседневном общении и неофициальной переписке. 4 Например: «Заведующая детским садом Иванова Мария Петровна». 4

В официально-деловом стиле речи, а также в должностных инструкциях используется форма мужского рода — «заведующий». 24 Это правило действует независимо от пола человека, занимающего данную должность. 4

Таким образом, выбор между формами зависит от контекста и стиля речи. В случае сомнений лучше обратиться к справочникам по русскому языку или проконсультироваться с филологом. 4