Пассивный залог в профессиональной корреспонденции следует применять в следующих ситуациях:

• Для акцентирования результата действия, если исполнитель (лицо, совершающее действие) неизвестен или не важен. 1 Это распространено в научной или технической литературе, новостях или исторических описаниях. 1
• Для описания процесса, когда фокус направлен на процесс, а не на людей, его выполняющих. 1 Например, в отчётах и особенно в итоговых сводках. 1
• Для использования безличного или косвенного тона, который предполагает формальность, беспристрастность или объективность. 1 Это часто причина применения пассивного залога в официальных документах или объявлениях. 1
• При описании неблагоприятного события, если нужно рассказать о неприятности, но при этом желательно не указывать на того, кто был виновником происшествия. 2 Пассивный залог в этом случае помогает несколько смягчить критику. 2

Выбор между активным и пассивным залогом должен основываться на ясности, контексте и цели автора. 3