Пассивный залог предпочтительнее использовать в деловом английском в следующих ситуациях:

• Когда действие важнее, чем его исполнитель. 4 Например, если нужно подчеркнуть факт действия, а не его исполнителя. 4
• Если исполнитель действия неизвестен, неважен или понятен из контекста. 4 Это распространено в научных или технических текстах, новостях или исторических описаниях. 2
• Для описания процесса. 2 Например, в отчётах и особенно в итоговых сводках, когда акцент делается на процессе, а не на людях, его выполняющих. 2
• Для создания объективного и нейтрального тона. 1 Это характерно для официальных документов или объявлений. 2
• Когда говорят о неприятных ситуациях и не хотят никого обвинять. 4 Пассивный залог помогает смягчить критику. 3

Однако в целом в деловом письме чаще используют активный залог, так как он короче, яснее и проще для понимания. 25