Некоторые преимущества компьютерных баз данных по сравнению с бумажными носителями:

• Компактность. 1 Базы данных занимают меньше места, чем бумажные документы. 1
• Скорость. 1 Поиск нужной информации в базах данных осуществляется быстрее, чем в бумажных архивах. 12
• Низкие трудозатраты. 1 Работа с базами данных требует меньше усилий, чем с бумажными документами. 1
• Высокая степень безопасности. 2 Электронные документы не могут испортиться, а резервное копирование служит для подстраховки от экстренных непредвиденных ситуаций. 2
• Полный контроль доступа. 2 Просматривать сведения в электронном архиве может ограниченное количество лиц, а протокол действий позволяет в любой момент проверить все запросы. 2
• Экономия площади офиса. 2 В отличие от бумажных архивов, которые нужно организовывать в особом отдельном помещении, электронный архив в этом не нуждается. 2