Основные отличия электронных баз данных от бумажных архивов:

• Формат хранения. 4 В электронном архиве хранятся отсканированные копии или цифровые оригиналы документов, а в бумажном — бумажные носители. 45
• Удобство поиска. 24 В электронном архиве документы можно быстро найти по атрибутам, категориям, автору, дате и другим меткам. 2 В бумажном архиве эта процедура длительная и трудозатратная. 1
• Безопасность. 34 Электронные документы не могут испортиться, а резервное копирование служит для подстраховки от экстренных непредвиденных ситуаций. 3
• Доступ. 24 К электронному архиву можно получить доступ прямо с рабочего места сотрудника, а также удалённо из любой точки мира, где есть интернет. 2
• Экономия пространства. 23 В отличие от бумажных архивов, которые нужно организовывать в отдельном помещении, электронный архив в этом не нуждается. 3