Ключевые различия между информационно-поисковыми каталогами и справочными системами заключаются в их назначении и структуре:

1. Информационно-поисковые каталоги представляют собой классификационную систему знаний по определённой предметной области и обеспечивают поиск и отбор данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе). 35 Результат поиска в каталоге представляется в виде списка, состоящего из краткого описания (аннотации) документов с гипертекстовой ссылкой на первоисточник. 1
2. Справочные системы предназначены для получения пользователем максимально точной (релевантной) информации по интересующей его теме (обычно с ограниченной базой статей). 4 Обычно выбор статьи происходит по иерархии разделов справки. 4 Справочные системы часто комбинируются с поисковыми, где выборка релевантных статей определяется по заданным ключевым словам или (при полнотекстовом поиске) частью предложения. 4