Разница между концептуальным и физическим уровнями данных заключается в их функциях и аспектах представления информации.

Концептуальный уровень представляет собой абстрактное представление данных, независимое от представления в ЭВМ. 1 Он отражает обобщённую модель предметной области (объектов реального мира) и даёт наиболее полное представление о структурах данных. 2 На этом уровне описывают объекты, атрибуты и значения данных. 1

Физический уровень, в свою очередь, связан с практической реализацией базы данных на том или ином носителе в ЭВМ. 1 Он касается способов физического хранения данных, например, того, каким способом они располагаются на носителях. 2 На физическом уровне оперируют блоками, указателями, данными переполнения, группировкой данных. 1

Таким образом, концептуальный уровень фокусируется на общем представлении данных, а физический уровень — на их реализации и хранении.