Возможно, имелись в виду понятия «система документации» и «документирование».

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. 12 Комплекс документов, составляющий такую систему, формируется в соответствии с функциями управления, например: планирование деятельности, организация системы управления, учёт и отчётность, кадровое обеспечение и другие. 1

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. 14 Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. 1 Результатом такого процесса становится документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. 4

Таким образом, отличие системы документации от системы документирования заключается в том, что первое понятие охватывает комплекс документов, а второе — процесс создания и оформления документов.