Пассивный залог используется в деловых письмах и отчётах по нескольким причинам:

• Сосредоточение внимания на результате, а не на лице, выполняющем действие. 2 Это позволяет автору сосредоточиться на действии или его результате. 1
• Создание впечатления объективности и формальности. 1 Пассивный залог отдаляет действие от исполнителя, делая текст более нейтральным и объективным. 1
• Подчёркивание важности объекта действия. 1 Это особенно полезно, когда объект действия важнее для понимания сути сообщения. 1
• Сохранение последовательности и стиля. 1 В некоторых текстах использование пассивного залога необходимо для сохранения единообразия и стиля. 1
• Юридическая и официальная документация. 1 В таких документах пассивные конструкции помогают формально зафиксировать выполнение действий без указания конкретных лиц, осуществляющих эти действия. 1