Актуальность информации является критически важным фактором для современных систем управления знаниями, потому что нерациональное управление знаниями тормозит развитие организации, усложняет поиск и доступ к необходимой информации, что может стать причиной серьёзных ошибок на предприятии. 3

Некоторые причины важности актуальности информации:

• Ускорение устаревания знаний. 3 В современных экономических условиях роль знаний растёт, в том числе из-за ускорения их устаревания. 3
• Необходимость учёта постоянно меняющихся условий. 2 При производстве продукции, оказании услуг и в ходе другой деятельности компании необходимо учитывать информацию, относящуюся к различным системам знаний и особенностям взаимодействия социальных сфер, которые постоянно подвержены изменениям. 2
• Важность быстрого принятия решений. 2 Рост квалификации и опыта персонала за счёт усвоения новых знаний влияет на скорость принятия решений. 2
• Влияние на стратегическое развитие компании. 3 Применение актуальных знаний для стратегического развития компании — одна из выгод от внедрения систем управления знаниями. 3