Роль автоматизации в архивном деле заключается в следующем:

• Снижение трудоёмкости процесса работы с документами на любом этапе их использования. 2
• Повышение качества работы архивистов. 2 Снижается влияние «человеческого фактора», который влияет на оперативность получения информации и её полноту. 2
• Обеспечение быстрого поиска ретроспективной информации, государственного учёта, а также удалённого доступа к ней. 2
• Получение сводных статистических данных для анализа документооборота учреждения, движения документов в архиве, эффективности и интенсивности использования документов. 3
• Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам. 3
• Обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путём оцифровывания (сканирования) архивных документов. 3