Преимущества использования системы каталогизации при работе с файлами:

• Упорядочивание и сортировка данных. 1 Это позволяет быстро искать нужную информацию, в том числе в случае нахождения данных на CD или DVD не придётся даже доставать соответствующий диск. 1
• Возможность отслеживать диски, отданные на время друзьям или знакомым, и в любой момент быть в курсе того, кому был отдан диск и был ли он возвращён. 1
• Возможность объединять любые файлы внутри созданной группы, дописывать к ним комментарии, назначать имя, добавлять заметки и ссылки на сайты. 2

Недостатки использования системы каталогизации:

• Утомительное первоначальное заполнение каталога, так как данные в большинстве случаев нужно вводить вручную. 1 При большом объёме коллекции на это может уйти немало времени. 1
• Несовершенство некоторых систем каталогизации, например, когда они не умеют полностью автоматически сканировать диски или не разделяют файлы на ключевые и прочие. 2