Преимущества использования электронных баз данных в архивном деле:

• Экономия места в офисе. 1 Не приходится хранить большое количество бумаг, поскольку большинство первоисточников разрешается уничтожить. 1
• Быстрый поиск информации. 1 Сделать запрос в электронный архив намного проще, чем найти документ физически. 1
• Высокая степень безопасности. 1 Несанционированно получить информацию из электронного архива практически невозможно. 1
• Гарантия сохранности. 1 Система автоматически создаёт резервные копии, что предотвращает утерю или порчу первоисточников. 1
• Удобство. 1 Можно настроить разграниченный доступ к архиву для сотрудников, что упрощает работу с ним. 1

Недостатки использования электронных баз данных в архивном деле:

• Необходимость сканирования документов. 1 Однако это простая и несложная процедура. 1
• Затраты на организацию и создание базы данных. 1 Однако расходы со временем окупятся в процессе использования системы. 1
• Риск утраты или искажения информации. 2 Он возникает в результате незаконного вмешательства третьих лиц. 2