Некоторые особенности организации международных научных конференций:

• Планирование. 1 Крупные конференции обычно планируются заблаговременно, как правило, на год вперёд. 1 Зарубежные партнёры извещаются о планируемой конференции не позднее, чем за два-три месяца до даты её проведения. 1
• Создание рабочей группы. 1 Её состав определяется масштабом мероприятия. 1 Рабочая группа обеспечивает решение технических вопросов на стадии подготовки и отвечает за организационно-протокольное сопровождение в ходе работы конференции. 1
• Формирование оргкомитета. 14 Он определяет тему и концепцию конференции, условия и круг участников, приглашает учёных к участию. 1
• Анонсирование конференции. 1 Возможны различные варианты анонсирования: информационное письмо потенциальным участникам, публикация сообщения в СМИ, издание полноцветного буклета. 1
• Составление программы конференции. 1 Программа крупного международного мероприятия обычно начинается пленарным заседанием, на котором выступают наиболее важные персоны с приветствиями и с концептуальными докладами. 1 Все остальные участники распределяются по отдельным тематическим секциям, которые могут проходить как параллельно, так и последовательно во времени. 1
• Организация встречи участников и гостей. 1 Регистрацию участников и гостей проводят обычно несколько человек, чтобы не создавать очередей. 1 Программа и другие материалы конференции раскладываются на столах перед каждым участником или вручаются при регистрации. 1
• Предусмотрение культурной программы. 4 Серьёзные международные конференции с хорошим бюджетом обязательно включают этот пункт. 4 Это позволяет качественно организовать досуг участников в перерывах между работой секций, особенно, если конференция продолжается несколько дней. 4