Некоторые особенности хранения документации в системе профессионального обучения:

• Использование разных носителей. 45 Учёт результатов обучения ведётся на бумажных и электронных носителях. 45
• Группировка документов. 1 При подготовке к хранению документы группируют в дела номенклатуры в соответствии с их кодами. 1 Внутри дела документы располагают сверху вниз в хронологической последовательности. 1
• Защита бумажных документов. 1 Архивные дела размещают на полках специально выделенного помещения, обеспечивая защиту от пыли, солнечного света и доступа посторонних лиц. 1
• Ограничение доступа к электронным документам. 1 Подлежащие архивированию электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, доступ к ним ограничен паролем. 1
• Хранение бланков документов. 2 Бланки удостоверений и свидетельств как документы строгой отчётности хранят в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. 2
• Учёт и описание документов. 1 Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. 1 Основными учётными документами служат внутренние описи документов, сдаточные описи, журнал ведения архива и акты о выделении документов к уничтожению. 1