Какова роль автоматизированных систем в управлении архивными документами?

Роль автоматизированных систем в управлении архивными документами заключается в оптимизации различных процессов, связанных с хранением, комплектованием, учётом и использованием архивных фондов. 4

Некоторые аспекты, в которых проявляются преимущества использования автоматизированных систем:

• Увеличение эффективности работы. 3 Автоматизация позволяет быстро находить нужные документы, совершать операции по их обработке и передаче, а также автоматизировать процессы уничтожения устаревших документов. 3
• Улучшение доступности информации. 3 Централизованное хранение и управление архивными документами позволяет сотрудникам легко получать доступ к нужным документам, не тратя время на поиск и перемещение бумажных документов. 3
• Обеспечение сохранности документов. 3 Автоматизированные системы позволяют организовать систему резервного копирования и защитить архивные документы от утраты или повреждения. 3
• Снижение затрат на хранение и обработку документов. 3 Вместо бумажных документов можно использовать электронные копии, что снижает расходы на печать и хранение бумажных носителей информации. 3
• Улучшение качества обслуживания клиентов и партнёров. 3 Автоматизированные системы позволяют быстро и точно предоставлять информацию клиентам и партнёрам о состоянии их документов, а также оперативно реагировать на запросы и требования. 3