Некоторые методы оптимизации хранения текстовой информации в современных системах управления документами:

• Разработка единой системы классификации документов. 1 Она позволяет структурировать документацию, присваивая каждому документу уникальный код или ярлык, отражающий его содержание, тип и назначение. 1 Это упрощает поиск необходимых документов, сокращает время на их обработку и минимизирует риск потери информации. 1
• Использование метаданных для поиска и фильтрации документов. 1 Метаданные помогают повысить эффективность документооборота, сэкономить время и ресурсы, а также улучшить качество управления информацией. 1
• Регулярное архивирование и удаление устаревших документов. 1 Архивирование упорядочивает хранение документов, освобождая рабочее пространство и упрощая поиск необходимой информации. 1 Удаление устаревших документов, не имеющих юридической или деловой ценности, минимизирует риски хранения конфиденциальных данных и снижает затраты на хранение. 1
• Разграничение документов на архивные и оперативные. 2 Для хранения архивных документов следует использовать отдельные хранилища и узлы, это позволит снизить нагрузку основной базы и повысит масштабируемость системы. 2
• Дедупликация данных. 2 Её можно осуществить с помощью CAS-хранилищ (Content-addressable storage). 2 Хранилища такого типа подключаются к системе в качестве внешнего файлового репозитория. 2 Однако для обычных текстовых документов выигрыш от дедупликации будет минимален. 2