Какие основные принципы управления метаданными в корпоративных системах документооборота?

Некоторые основные принципы управления метаданными в корпоративных системах документооборота, согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.109-2024: xde.terralink.ru taxcom.ru

• Создание словаря метаданных. xde.terralink.ru taxcom.ru В нём должна сохраняться вся информация об изменениях, произошедших с документами. xde.terralink.ru Словарь включает метаданные, сгруппированные по принадлежности к классам: характеристикам, обязательности заполнения атрибутов, методу/способу ввода, номенклатуре и т. д.. xde.terralink.ru
• Неизменяемость зарегистрированных данных. taxcom.ru После регистрации документа его метаданные нельзя редактировать, но можно дополнять (например, отметками о перемещениях). taxcom.ru
• Логическая схема метаданных. xde.terralink.ru taxcom.ru Метаданные нужно разделить на группы и прописать взаимосвязи. xde.terralink.ru Стандарт выделяет 4 основных формата документов: организационные (регламенты, инструкции, ГОСТы, законы), процессы (жизненный цикл: создание, согласование, подписание, передача в архив), файлы, проходящие через СЭД, участники (роли сотрудников, контрагентов, подписантов). taxcom.ru
• Доступность метаданных. xde.terralink.ru Метаданные о классификации и передвижениях документов должны быть доступны для просмотра всеми участниками, имеющими права просмотра, на всём цикле движения документов. xde.terralink.ru
• Интеграция с внешними системами. taxcom.ru Для некоторых полей метаданных обязательно использование классификаторов (например, ОКУД, ОКВЭД), справочников госорганов (ФНС России, Росархива). taxcom.ru