Некоторые основные аспекты, которые следует учитывать при проектировании структуры базы данных для электронного документооборота:

• Минимальный набор сущностей. 1 Для верного распределения документов необходимы такие элементы, как «Документ», «Тип документа», «Пункт маршрута», «Действие», «История пути документа», «Сотрудник», «Должность», «Подразделение». 1
• Обеспечение жизненного цикла документа. 2 Нужно предусмотреть создание документов, хранение версий, публикацию, блокировку доступа к изъятому документу, передачу документа для хранения в архиве. 2
• Иерархия категорий. 2 Её поддержка позволит эффективно искать документы. 2
• Разделение доступа к документам. 2 Доступ нужно разделять на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу и на основе иерархической структуры организации. 2
• Система отчётности. 2 Она должна позволять контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 2
• Возможность оптимального распределения документов. 1 Для этого нужно заполнять таблицу и строить путь документа с учётом типов документов и загруженности сотрудников. 1

При использовании внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо подробное описание структуры данных и средств работы с разными СУБД. 2