Учтенная копия конструкторского документа помогает в управлении чертежами и спецификациями следующим образом:

• Позволяет проверять актуальность копий. 1 Это делается для учёта всех выпущенных изменений и контроля состояния документов. 1 Обычно такая проверка проводится в рамках повседневного или планового контроля технологической дисциплины технологами. 1
• Обеспечивает сохранность оригиналов. 1 Подлинники можно хранить в архиве, а учтённые копии — на складе. 1
• Позволяет своевременно вносить изменения. 1 По мере получения извещения ответственные за актуализацию учтённых копий делают соответствующие отметки в документе. 1

Кроме того, учтённые копии можно размещать в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ним всем заинтересованным лицам. 5