Для создания базы знаний, которая поможет компании развиваться, рекомендуется следующее:

1. Определить цель и расположение базы знаний. 2 Нужно решить, каких целей хочется достичь: повышение производительности, сокращение времени обучения новых специалистов, улучшение коммуникации и т. д.. 2 Базу знаний можно разместить на внутреннем портале, корпоративном сайте, в интранете или на платформах для управления проектами. 2
2. Проанализировать контент. 2 Нужно изучить существующие ресурсы и документацию, чтобы определить, что из них можно включить в базу знаний. 2 Также следует изучить, с какими проблемами чаще всего обращаются, например, в отдел кадров или IT, какие шаблоны и документы запрашивают. 2 В первую очередь нужно актуализировать или дополнить эту информацию, а затем переходить к остальным темам. 2
3. Структурировать данные. 2 В базе знаний должна быть удобная и простая навигация. 2 Когда информация разделена по категориям, например, «Обучающие материалы» или «Уставные документы», сотрудникам проще найти то, что они ищут. 2
4. Писать понятные статьи. 2 Статьи должны быть написаны простым языком, содержать достаточное для понимания темы количество информации, но при этом не быть чересчур длинными. 2 Для наглядности следует иллюстрировать текст примерами и скриншотами. 2
5. Настроить удобный поиск. 2 Функции поиска нужно настроить так, чтобы при запросе пользователи получали релевантные результаты. 2 Хорошо структурированная база с разделением по темам и ключевым словам значительно упростит работу. 2
6. Поощрять командную работу. 2 Нужно развивать культуру обмена опытом и сотрудничества. 2 Следует поощрять обратную связь и предложения по улучшению содержания и структуры базы знаний. 2
7. Регулярно обновлять содержание. 2 Нужно следить за тем, чтобы информация всегда оставалась актуальной, и назначить ответственных за её обновление. 2 Изменения в законодательстве, корпоративной стратегии, бизнес-модели и т. д. должны быть как можно быстрее отражены в базе знаний. 2

Также при выборе программы для базы знаний стоит обратить внимание на её функциональность: удобный редактор контента, понятный интерфейс, настройка прав доступа, выстраивание связей между статьями, согласование и редактирование статей. 3