Сортировка данных в системах управления документами используется для оптимизации процессов обработки и хранения документов. 13

В системах на базе искусственного интеллекта (ИИ) сортировка происходит в несколько этапов: 1

1. Захват документов. 1 Документы сканируются или фотографируются с помощью сканера, мобильного телефона или планшета. 1
2. Предварительная обработка. 1 Изображения документов выравниваются, удаляется шум и повышается контрастность. 1
3. Извлечение данных. 1 ИИ-система анализирует документы и извлекает ключевую информацию, такую как тип документа, номер заказа, имя клиента и другие данные. 1
4. Классификация документов. 1 Извлечённые данные используются для автоматической классификации документов в соответствии с заранее определёнными правилами или моделями машинного обучения. 1
5. Маршрутизация документов. 1 Классифицированные документы направляются в соответствующие рабочие процессы или системы для дальнейшей обработки, хранения или архивирования. 1

В системах управления документами также используется сортировка по папкам. 3 Документы объединяются в папки по времени их поступления или по видам документов (например, отдельные папки для договоров купли-продажи, счёта-фактуры, банковских выписок, платёжных поручений). 3