Мониторинг и оценка эффективности системы управления записями осуществляются путём проверки следующих аспектов: 3

• состав записей; 3
• форма ведения записей; 3
• регистрация и учёт записей; 3
• хранение и архивирование записей. 3

Для оценки результативности процесса управления записями используются следующие показатели: 1

• наличие несоответствий, выявленных при внутренних или внешних проверках, относящихся к процессу управления записями; 1
• оперативность доступа персонала к записям; 1
• полнота и чёткость оформления записей уполномоченными лицами; 1
• своевременное изъятие записей, подлежащих уничтожению. 1

Результаты оценивания полноты, своевременности и пригодности к использованию записей используются при составлении корректирующих и других мероприятий по совершенствованию процедуры управления записями. 1