Как правильно организовать проведение научной конференции?

Несколько рекомендаций по организации научной конференции:

• Определить цель. 35 Нужно сформулировать, зачем проводится мероприятие, и периодически сверяться с целью, чтобы не сбиться с курса. 3
• Продумать целевую аудиторию. 35 Скорее всего, будет несколько категорий участников: слушатели, докладчики, иностранные гости, СМИ. 35 Нужно подготовить разные формы регистрации и сформировать отдельные группы для рассылки новостей. 3
• Выбрать место проведения. 35 Оно должно быть доступным. 35 Хорошо, если участники смогут добраться пешком или общественным транспортом, если нет — нужно позаботиться о трансфере. 35
• Выбрать дату проведения. 35 Нужно проверить, не планируется ли проведение аналогичных мероприятий, на которые может уйти целевая аудитория. 3
• Сформировать команду организаторов. 35 Важно договориться, кто входит в оргкомитет и кто за что отвечает (транспорт, проживание, еда/вода, техническое обеспечение, безопасность). 3
• Составить программу. 35 Кроме оргкомитета, который возьмёт на себя все организационные моменты, понадобится программный комитет, который сформирует программу. 3
• Привлечь гостей. 35 Нужно рассказать о мероприятии, для этого можно сделать рассылку пресс-релиза по отраслевым СМИ, разместить новость в социальных сетях, пригласить людей при личном общении. 35
• Провести техническое обеспечение. 2 Нужно предусмотреть звуковое и видеооборудование, интернет-соединение, компьютеры и проекторы, организацию потоков участников. 2
• Провести конференцию. 2 В день мероприятия важно чётко следовать программе, контролировать время выступлений и поддерживать порядок. 2
• Провести постконференционные мероприятия. 2 После завершения стоит провести анализ: собрать отзывы, опубликовать материалы докладов, подготовить отчёты и поблагодарить всех участников и спонсоров. 2

Организация научной конференции — сложный, но важный процесс, который требует внимательности, организованности и страсти к делу. 2