Чтобы отличить употребление глаголов «представить» и «предоставить» в деловом языке, нужно обратить внимание на контекст. 2

Представить в деловом языке используется, когда что-либо нужно предъявить, показать или продемонстрировать. 13 Например: «Руководителям структурных подразделений необходимо представить на утверждение должностные инструкции штатных сотрудников», «Просьба на входе в здание представить пропуск», «Представить отчёт в виде графиков и диаграмм». 1

Предоставить в деловом языке употребляется, когда что-либо нужно передать в пользование с возможностью распоряжаться этим. 13 Например: «Прошу предоставить (дать) доступ к архивным документам», «Предоставьте, пожалуйста, все данные к концу рабочего дня в отдел аналитики». 1

Таким образом, выбор между этими глаголами зависит от того, какие действия с объектом нужно совершить: предъявить или отдать в распоряжение. 13