Для организации научной конференции с участием большого количества докладчиков рекомендуется следующее:

1. Найти спикеров. 1 Можно пригласить ключевых экспертов в нише, посмотреть, кто выступал на конференциях у конкурентов, обратиться к знакомым экспертам и партнёрам. 1
2. Сгруппировать доклады по тематическим секциям. 1 Разные спикеры могут выступать в одно и то же время в нескольких аудиториях, а участники смогут выбирать, какие доклады слушать, и перемещаться между секциями в перерывах. 1
3. Обговорить тайминг. 1 В среднем на выступление отводится 40 минут. 1
4. Установить дедлайны. 1 В эти сроки выступающие пришлют необходимые материалы (презентации, подарки участникам и др.) и разместят у себя анонсы мероприятия. 1
5. Продумать перерывы. 1 Между выступлениями стоит заложить перерывы 5–15 минут. 1 Так участники смогут отдохнуть между докладами, а спикеры — спокойно сменить друг друга. 1
6. Оставить время на обед и кофе-брейки. 1 Для обеда хватит одного часа, для кофе-брейков — один или два раза по 15–20 минут. 1
7. Создать брендовые материалы. 1 Для повышения узнаваемости можно разработать фирменный стиль конференции и сопоставить его с фирменным стилем проекта. 1
8. Назначить ответственных на время мероприятия. 1 Как минимум, потребуются дежурные по гардеробу, администратор на регистрацию участников, технический специалист. 1
9. Подготовить организационные материалы. 1 Нужно составить и распечатать списки регистрации, расставить таблички-указатели, которые помогут участникам пройти в зал. 1

Если количество участников превышает возможности помещений, можно составить договор с организацией-партнёром о проведении конференции (полностью или частично) на её территории. 3