Как организован электронный документооборот в современных университетах?

Электронный документооборот в современных университетах организован с помощью специальных систем, которые позволяют автоматизировать рабочие процессы. 15

Есть несколько подходов к внедрению такого документооборота: 1

1. Использование автономной системы. 1 Руководство вуза может приобрести программу для хранения и обработки документов. 1
2. Применение корпоративной подсистемы или надстройки. 1 Например, «Университет» или «1С: Документооборот предприятия». 1
3. Разработка собственной системы. 1 Оптимизированная программа создаётся специально под запросы вуза. 1
4. Аренда облачного пространства в информационных сервисах. 1 Вуз может использовать облачные (SaaS) технологии для хранения документов и задействовать аутсорсинг для написания программных средств документооборота. 1

Один из способов организации электронного документооборота — создание онлайн-сервиса на базе интернет-сайта университета с общей базой данных пользователей. 1 Данные, которые вводят в личном кабинете сайта, будут актуальны и в других корпоративных сервисах вуза. 1

Некоторые функции систем электронного документооборота в университетах:

• ведение собственного архива документов; 1
• рассылка скан-копий документов и получение подтверждения их получения; 1
• формирование отчётов о рассылке; 1
• управление профилями абонентов; 1
• отправка электронных писем на почту; 1
• поиск документов в архиве и контроль выполнения поручений. 1

Для сотрудников административной части часто настраивают мобильный клиент, который даёт возможность удалённой работы в системе электронного документооборота. 2