Несколько рекомендаций, которые могут помочь обеспечить эффективное хранение и архивацию документов в современной школе:

• Разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству. 2 В ней следует закрепить подробные правила и особенности организации хранения документов в конкретном образовательном учреждении. 2
• Создать экспертную комиссию. 25 Она должна состоять из председателя, секретаря и других ответственных лиц. 1 В состав комиссии можно включить сотрудников бухгалтерии, отдела кадров и других компетентных специалистов школы. 1
• Проводить экспертизу ценности документов. 25 Это необходимо, чтобы отобрать документы для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и выявить бумаги, которые не подлежат дальнейшему хранению. 5
• Систематизировать документы. 24 Нужно помещать в дело только исполненные документы, группировать в дело документы одного календарного года, раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения. 2
• Оформить дела. 12 Необходимо проверить, чтобы на документации не было файлов, скрепок, стикеров и других канцелярских принадлежностей, сделать нумерацию листов, при необходимости разделить бумаги на тома. 1
• Обеспечить нормативные условия хранения. 5 Для этого нужно соблюдать световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный и противопожарный режимы. 5
• Проводить плановые проверки. 1 Нужно оценивать условия хранения документов, проверять бумаги служебного назначения минимум раз в пять лет, аудиовизуальные варианты школы — раз в пять лет, а если их объём занимает более половины от общего числа — раз в десять лет. 1