Чтобы избежать типичных ошибок при подготовке сообщения, можно следовать некоторым рекомендациям:

• Изучить тему. 1 Чем лучше понимание основных аспектов и деталей, тем более информативной будет речь. 1
• Определить цель и аудиторию. 1 Это поможет выбрать необходимый уровень детализации и стиль изложения. 1
• Создать план. 1 Нужно разбить всю информацию на логические блоки, сформировать план или алгоритм изложения. 1
• Не забывать о вступлении и заключении. 1 Главная задача введения — «зацепить» аудиторию, привлечь внимание. 1 Заключение должно подвести итоги, оставить долгое впечатление. 1
• Быть кратким. 12 При написании использовать ясные, простые фразы. 1 Читатель должен с лёгкостью понимать каждое предложение, не перечитывая его по нескольку раз. 1
• Использовать примеры и иллюстрации. 1 Они помогают сделать сообщение более понятным, наглядным. 1
• Проверять правописание и грамматику. 2 Перед отправкой сообщения тщательно проверить его на наличие опечаток, ошибок и неточностей. 2
• Использовать правильные контактные данные. 2 Нужно указать полное имя, должность, номер телефона и электронную почту. 2
• Быть вежливым и уважительным. 2 Использовать «пожалуйста» и «спасибо» при необходимости, выражать свою благодарность и признательность. 2
• Быть внимательным к конфиденциальности. 2 В сообщении могут обсуждаться конфиденциальные данные, информация о клиентах или другие важные детали. 2 Нужно быть особенно осторожным, чтобы не раскрыть такую информацию неправильным людям. 2