Как функционирует система цифрового документооборота в современных учебных заведениях?
Система цифрового документооборота в современных учебных заведениях функционирует следующим образом: документы, которые раньше были оформлены на бумаге, поступают в личный кабинет абонента в отсканированном или сфотографированном виде. 1 Затем данные из загруженных документов автоматически поступают в информационную карточку благодаря системе распознавания и оцифровки. 1
Некоторые функции системы цифрового документооборота:
- Ведение электронного хранилища документов и типовых шаблонов. 2
- Адресная рассылка документов с подтверждением их получения. 2
- Формирование отчётов о рассылке документов. 2
- Управление профилями пользователей. 2
- Уведомление абонентов о рассылке через электронную почту. 2
- Поиск документов в хранилище. 2
- Контроль исполнения поручений. 2
Все данные из системы цифрового документооборота хранятся на центральном сервере учебного заведения. 1 Доступ к кабинету каждый абонент может получить без установки специальных приложений через строку браузера. 1
Внедрение такой системы позволяет ускорить обработку документов, повысить точность работы, улучшить прозрачность и контроль, а также облегчить работу сотрудников. 4
