Электронный документооборот помогает оптимизировать работу администрации вуза следующим образом:

• Упорядочивает работу с документацией. 2 Определяются стандарты и формы для создания документов, чёткие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. 2 Простая система поиска помогает быстро отфильтровать документы и найти нужные файлы. 2
• Освобождает время сотрудников. 2 Автоматизация документооборота помогает освободить время, чтобы использовать его для более важных задач. 2
• Повышает прозрачность документооборота. 3 Руководитель может наблюдать за статусом документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. 3
• Унифицирует процессы согласования и подписания документов. 1 Разрабатываются правила с использованием электронных цифровых подписей. 1
• Ускоряет согласование и подписание приказов. 1 Например, для согласования документа достаточно создать его в системе, а дальнейшее прохождение по цепочке, возврат ответственным лицам, хранение копий — задача системы. 2
• Сокращает расходы на делопроизводство. 1 Например, не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому, в результате экономится время на распространение документов. 3