Страдательный залог (пассивный залог) не является частотной грамматической конструкцией в электронной деловой переписке, но может использоваться в строго официальных деловых письмах на бумажных носителях. 1

Страдательный залог применяют, когда описываемое действие, а не его источник, является главной темой сообщения. 2 Например: «Сокращение произведено», «Оплата произведена», «Условия выполнены». 2

Также страдательный залог используют, когда субъект действия неизвестен или есть необходимость не упоминать его. 1