Традиционные системы документооборота предполагают обращение бумажных документов, их создание, согласование и перемещение. 39 Такой документооборот связан с временными задержками, потерями и дублированием документов. 5

Системы управления данными об изделии (PDM-системы) позволяют хранить, отслеживать и управлять всей информацией, связанной с продуктом — чертежами, спецификациями, технической документацией и т. д.. 24 PDM-система обеспечивает централизованное хранение данных и лёгкий доступ к актуальной информации для всех участников процесса. 4

Таким образом, основное отличие в том, что традиционные системы документооборота фокусируются на управлении документами, в то время как системы управления данными об изделии — на управлении данными о продукте на всех этапах его жизненного цикла.